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B2B ऑर्डरिंग ऐप कैसे आपकी ऑर्डर पंचिंग की देरी को दूर कर सकता है
Gaurav Singh Rana · 14 फ़रवरी 2021
B2B ऑर्डर प्रोसेस करने के पारंपरिक तरीकों में कई रुकावटें होती हैं, जो मुनाफ़े और कैश फ्लो पर असर डालती हैं। टेक्नोलॉजी इस प्रक्रिया को ऑप्टिमाइज़ और सुव्यवस्थित करने में मदद करती है, जिससे काफ़ी समय और लागत बचती है। सब जानते हैं कि ऑर्डर में देरी का मतलब है कैश फ्लो में देरी। हमें पेपर और ऑनलाइन ऑर्डर एंट्री के बीच का फ़र्क समझना ज़रूरी है। इसे विस्तार से समझने के लिए यह ब्लॉग पढ़ें: B2B eCommerce: बिज़नेस ROI और इम्पैक्ट को डिकोड करना
इस ब्लॉग में हम ऑर्डर पंचिंग में देरी के दुष्परिणामों पर और इस बात पर ध्यान देंगे कि B2B ऑर्डरिंग ऐप आपको इन देरियों से कैसे बचा सकता है। बात सिर्फ़ पेपर बनाम ऑनलाइन की नहीं है, बल्कि धीमी और अक्षम प्रक्रियाओं से होने वाले नुकसान की है।
ऑर्डर पंचिंग में देरी आपके बिज़नेस के लिए क्यों नुकसानदेह है
ऑर्डर फुलफिलमेंट होलसेल बिज़नेस का सबसे अहम हिस्सा है। अगर यही गड़बड़ हो जाए, तो सब कुछ गड़बड़ हो जाता है। देरी आपके बिज़नेस के हर पहलू पर असर डालती है और कई समस्याएँ खड़ी करती है। इनमें से कुछ हैं:
- कैश फ्लो की समस्या: शिपमेंट में देरी से पेमेंट में देरी होती है। समय पर भुगतान न मिलने से आर्थिक दिक्कतें आती हैं, जो रोज़मर्रा के कामकाज को प्रभावित करती हैं।
- माल की कीमत घटती है: देरी की वजह से जल्दी खराब होने वाले प्रोडक्ट बर्बाद हो जाते हैं।
- अतिरिक्त खर्च: देरी के कारण आपको पोर्ट स्टोरेज चार्ज देना पड़ सकता है।
- नाराज़ ग्राहक: यह सबसे बड़ी समस्या है। हर कोई चाहता है कि उसका पैकेज जल्द से जल्द डिलीवर हो। अगर आप डिलीवरी में देरी करेंगे, तो आपका ग्राहक किसी तेज़ वेंडर को चुन लेगा।
शिपमेंट में देरी की वजहें क्या हैं
शिपमेंट में देरी की कई वजहें होती हैं। इनमें से कुछ नीचे दी गई हैं:
- पेपर ऑर्डरिंग: पेपर ऑर्डर अंतिम हस्ताक्षर से पहले कई बार दोबारा बनाए जाते हैं। यह न सिर्फ़ समय लेने वाला है, बल्कि इसमें गलतियों की गुंजाइश भी बहुत ज़्यादा रहती है; और होलसेल बिज़नेस में छोटी-सी गलती भी गंभीर नुकसान करा सकती है। कुछ कंपनियाँ आज भी फैक्स इस्तेमाल कर रही हैं, जिसमें धुंधले टेक्स्ट की वजह से गलती की संभावना बहुत अधिक होती है। हो सकता है आपको कागज़ पर ऑर्डर लिखना अच्छा लगता हो, लेकिन ऑर्डर सीधे ऑनलाइन डालकर आप यह सारा समय बचा सकते थे। और यही बचा हुआ समय तेज़ ऑर्डर फुलफिलमेंट में बदल सकता था।
- कस्टम्स में अटकना: गलत कार्गो डिक्लेरेशन और दस्तावेज़ों में गलतियों की वजह से आपकी शिपमेंट जाँच के लिए रोकी जा सकती है। ऑनलाइन सिस्टम ऑर्डर की शिपिंग के लिए ज़रूरी सभी दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करके ऐसी समस्याओं से बचने में मदद करते हैं।
ऑनलाइन B2B ऑर्डरिंग ऐप आपको देरी से कैसे बचा सकता है
- ऑनलाइन ऑर्डर स्मार्टफोन, टैबलेट जैसे इलेक्ट्रॉनिक डिवाइस पर सॉफ्टवेयर ऐप के ज़रिए लिखा जाता है, जिससे ग्राहक तुरंत ऑर्डर अप्रूव करके साइन कर सकता है।
- ऑनलाइन ऑर्डर एंट्री सॉफ्टवेयर ERP के साथ सीधे सिंक रहता है। इसलिए सेल्स रेप तुरंत इन्वेंटरी की उपलब्धता और डिलीवरी की तारीखें कन्फर्म कर सकता है। चूँकि सभी ज़रूरी जानकारियाँ और दस्तावेज़ तुरंत प्रोसेस हो जाते हैं, फुलफिलमेंट उसी दिन शुरू हो जाता है।
- ग्राहक को कन्फर्मेशन ईमेल/मैसेज मिलता है और उसके बाद माल पहुँचने तक ट्रांज़िट के सभी अपडेट मिलते रहते हैं।
- अगर कार्गो की जानकारियाँ सीधे ऑर्डर से प्रिंट हो रही हैं, तो हाथ से लिखने की तुलना में गलतियों की संभावना कम रहती है।
- टेक्नोलॉजी आपके फ्रेट फॉरवर्डर, कस्टम्स एजेंट, ट्रांसपोर्ट प्रोवाइडर और अन्य पार्टनर्स के साथ शिपिंग शेड्यूल अपने आप शेयर कर सकती है। इसलिए देर से पहुँचे या गुम हुए दस्तावेज़ों की वजह से न कोई देरी, न कोई अतिरिक्त शुल्क।
तेज़ ऑर्डर फुलफिलमेंट का मतलब है ज़्यादा ऑर्डर। इससे न सिर्फ़ आपका कैश फ्लो बढ़ता है, बल्कि आपके कर्मचारी भी खुश रहते हैं, क्योंकि उन्हें ज़्यादा कमीशन मिलता है। कुछ ग्राहक भरे हुए शेल्फ़ की कद्र करते हैं — तेज़ ऑर्डर फुलफिलमेंट भरोसा बनाता है, जिससे री-ऑर्डर आते हैं। नया ग्राहक बनाने की तुलना में मौजूदा ग्राहक को बनाए रखना सस्ता पड़ता है।
आपके पास कौन-सा सॉफ्टवेयर है और आपकी टीम उसे कितनी अच्छी तरह इस्तेमाल कर रही है, इसके हिसाब से ऑनलाइन ऑर्डरिंग ऐप में भी अपनी रुकावटें हो सकती हैं। इसलिए नियमित ऑडिट होते रहने चाहिए, ताकि प्रक्रिया के गैर-ज़रूरी चरण हटाए जा सकें। कभी-कभी आपका सामना ऐसी सोच से हो सकता है — “लेकिन हम तो ऐसे ही करते आए हैं।” आपको समझना होगा कि कई बार पुराने तरीकों को छोड़ना ही पड़ता है, वरना हम बाज़ार में अपनी जगह खो सकते हैं। उम्मीद है कि यह ब्लॉग आने वाले दिनों में आपकी लागत घटाने और कैश फ्लो बढ़ाने में मदद करेगा।