फील्ड फोर्स ऑटोमेशन: पहले और बाद की कहानी

फील्ड सेल्स हमेशा से चुनौतीपूर्ण रहा है। फील्ड सेल्स रेप्स लगातार सड़क पर रहते हैं — ग्राहकों से मिलते हैं, प्रोडक्ट्स की मर्चेंडाइज़िंग करते हैं, और अपनी गाड़ियों और होटल के कमरों से अपना काम संभालते हैं। उन्हें लचीलेपन और प्रोडक्टिविटी के बीच संतुलन बनाना होता है — हर दिन अपना शेड्यूल खुद तय करते हुए और कठिन सेल्स लक्ष्यों को पूरा करने पर केंद्रित रहते हुए।

लेकिन आज, इस मोबाइल फील्ड फोर्स की सबसे बड़ी मुश्किलें फील्ड फोर्स ऑटोमेशन की मदद से खत्म होती जा रही हैं। उन्हें अब मीटिंग में भारी सैंपल, कैटलॉग और कागज़ी ऑर्डर फॉर्म नहीं ले जाने पड़ते। और लंबे दिन की भागदौड़ से लौटकर कागज़ी फॉर्म से ऑर्डर अपने कंप्यूटर या फोन में दोबारा दर्ज नहीं करने पड़ते।

तो बदला क्या है? फील्ड सेल्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर अब सेल्स रेप्स और मोबाइल फील्ड सेल्स के अन्य सदस्यों को चलते-फिरते प्रोडक्टिव बना रहा है। सेल्स रेप्स अब किसी डेस्क से बंधे या ऑफिस तक सीमित नहीं हैं। वे दूर रहकर भी प्रभावी ढंग से काम कर सकते हैं। बीते दौर की सेल्स विज़िट्स ज़्यादातर लेन-देन तक सीमित थीं — सेल्स रेप रिटेलर्स के साथ बैठकर कागज़ पर ऑर्डर लिखते थे। आज ये सेल्स बातचीत तेज़ी से रणनीतिक होती जा रही हैं, जिनमें सेल्स रेप एक सेल्सपर्सन से ज़्यादा बिज़नेस पार्टनर की भूमिका निभा रहे हैं। आइए देखें कि फील्ड सेल्स सॉफ्टवेयर के आने से पहले स्टोर विज़िट कैसी दिखती थी, और आज कैसी दिखने लगी है।

फील्ड सेल्स ऐप: स्टोर विज़िट — पहले और बाद में

कदम 1. मीटिंग की तैयारी

पहले: कागज़-कलम के ज़माने में, सेल्स रेप्स स्टोर विज़िट की तैयारी के लिए अपने सैंपल, कैटलॉग, ब्रोशर और ऑर्डर फॉर्म इकट्ठा करते थे। सेल्स रेप को शायद धुंधला-सा अंदाज़ा होता था कि रिटेलर ने पिछली विज़िट में क्या ऑर्डर किया था, या विज़िट के लिए निकलने से पहले कस्टमर-स्पेसिफिक प्राइसिंग और हर आइटम के इन्वेंटरी स्तर जैसी चीज़ों की जांच या पुष्टि के लिए बैक ऑफिस को कॉल करना पड़ता था।

बाद में: हाथ में मोबाइल सेल्स रेप ऐप हो, तो मीटिंग की तैयारी के लिए सेल्स रेप को बस अपना मोबाइल उठाना है। डिवाइस पर उनकी ज़रूरत की सारी जानकारी सेव और ऑफलाइन उपलब्ध होती है। सेल्स रेप मोबाइल CRM ऐप में फटाफट स्वाइप करके कस्टमर प्राइसिंग और ऑर्डर हिस्ट्री देख सकते हैं। मोबाइल पर बस कुछ मिनटों में वे जान जाते हैं कि कौन-से प्रोडक्ट सुझाने हैं, ताज़ा बेस्टसेलर कौन-से हैं, और क्या स्टॉक में है और क्या नहीं।

कदम 2. प्रोडक्ट दिखाना

पहले: प्रोडक्ट सैंपल से ठसाठस भरा बैग घसीटकर स्टोर में लाने के बाद, फील्ड सेल्स रेप रिटेलर को अपनी प्रोडक्ट लाइनें दिखा पाते थे। इस प्रक्रिया में प्राइस शीट और प्रोडक्ट कैटलॉग शामिल थे, जिनमें से कई पुराने पड़ चुके होते थे — क्योंकि नए प्रोडक्ट जुड़ते रहते थे और पुराने बंद होते रहते थे। ऐसे में सेल्स रेप अनजाने में कोई ऐसा प्रोडक्ट बेच सकता था जो अब उपलब्ध ही नहीं है — जिसके बाद कस्टमर सर्विस टीम को मीटिंग के बाद ग्राहक को फोन करके बताना पड़ता था कि उनका ऑर्डर पूरा शिप नहीं हो सकता। जिन प्रोडक्ट्स की कैटलॉग में तस्वीरें नहीं हैं, उन्हें बेचने में भी सेल्स रेप्स को दिक्कत होती थी, या वे ग्राहक को यह नहीं बता पाते थे कि कोई प्रोडक्ट स्टॉक में है या नहीं। अगर कंपनी सैकड़ों या हज़ारों SKU बेच रही हो, तो यह प्रक्रिया बेहद बोझिल हो सकती है।

बाद में: सारी जानकारी एक सेंट्रल मैनेजमेंट पोर्टल से प्रबंधित होने के कारण, फील्ड सेल्स रेप्स हमेशा बैक ऑफिस के साथ एक ही पेज पर रहते हैं। अगर प्रोडक्ट जोड़े या हटाए जाते हैं, तो वे अपडेट फील्ड में मौजूद सेल्स रेप्स के डिवाइस पर अपने आप सिंक हो जाते हैं। प्रोडक्ट दिखाने के लिए सेल्स रेप्स ग्राहकों के साथ मोबाइल पर काम कर सकते हैं — डिजिटल कैटलॉग में स्वाइप करते हुए, जो ब्राउज़ करने का कहीं तेज़ तरीका है। हर प्रोडक्ट की हाई-रिज़ॉल्यूशन इमेज उपलब्ध हैं और वे आसानी से खोजी जा सकती हैं। रेप्स किसी खास प्रोडक्ट को सामने लाने के लिए बारकोड स्कैन भी कर सकते हैं। इस प्रक्रिया में बचे समय और बढ़ी दक्षता के साथ, सेल्स रेप्स ग्राहक के साथ असली संवाद कर सकते हैं — उन्हें प्रोडक्ट्स के बारे में शिक्षित करते हुए और यह बताते हुए कि वे सेल-थ्रू कैसे बढ़ा सकते हैं।

कदम 3. ऑर्डर दर्ज करना

पहले: कागज़-कलम से ऑर्डर लिखने की प्रक्रिया में बेहद लंबा समय लग सकता था। सेल्स रेप्स को ग्राहक की संपर्क जानकारी जुटानी पड़ती थी, प्राइसिंग देखनी पड़ती थी, कस्टमर-स्पेसिफिक डिस्काउंट मैन्युअली लगाने पड़ते थे, और हर रंग या साइज़ वेरिएंट के लिए नई लाइन आइटम लिखनी पड़ती थी। ऑर्डर आखिरकार लिख लिए जाने पर ग्राहक को शायद एक कन्फर्मेशन पर्ची मिलती थी, या ERP में ऑर्डर दर्ज होने तक कोई ऑर्डर कन्फर्मेशन ही नहीं मिलता था।

बाद में: ऑर्डर लिखने की प्रक्रिया अब एक सतत बातचीत है। ग्राहक को प्रोडक्ट दिखाते-दिखाते ही, बस कुछ टैप में प्रोडक्ट ऑर्डर में जोड़े जा सकते हैं। कस्टमर-स्पेसिफिक प्राइसिंग ऑर्डर पर अपने आप लागू हो जाती है, और ग्राहक की जानकारी पहले से डेटाबेस में मौजूद होती है। वेरिएंट भी जल्दी और आसानी से जोड़े जा सकते हैं। अपॉइंटमेंट खत्म होने से पहले ही ग्राहक को प्रोडक्ट के विवरण और तस्वीरों के साथ ऑर्डर कन्फर्मेशन मैसेज मिल सकता है, ताकि वे ठीक-ठीक देख सकें कि उन्होंने क्या ऑर्डर किया है।

कदम 4. मीटिंग के बाद

पहले: ऑर्डर बैक ऑफिस को भेजने के लिए सेल्स रेप्स को ऑर्डर अपने लैपटॉप पर ERP में मैन्युअली दर्ज करना पड़ता था, Excel स्प्रेडशीट में डालना पड़ता था, या स्कैन करके ईमेल करना पड़ता था। फिर बैक ऑफिस में उस ऑर्डर को पढ़कर फुलफिलमेंट के लिए सिस्टम में मैन्युअली दर्ज करना पड़ता था। अगर फील्ड सेल्स रेप के पास हफ्ते की हर रात ऑर्डर दर्ज करने का समय न हो, तो ऑर्डर देर से जमा होते थे, जिससे फुलफिलमेंट में देरी होती थी। ऑर्डर में देरी होने पर ग्राहक फॉलो-अप करता था, तो सेल्स रेप को ऑर्डर की स्थिति के लिए बैक ऑफिस से तालमेल बिठाकर ग्राहक को सूचित रखना पड़ता था।

बाद में: ऑर्डर पूरा और कन्फर्म करने के बाद, फुलफिलमेंट के लिए ऑर्डर जमा करने का कोई अतिरिक्त चरण नहीं है। इंटरनेट से जुड़ते ही ऑर्डर तुरंत बैक ऑफिस सिस्टम के साथ सिंक हो जाता है। बैक ऑफिस टीम उसे तुरंत प्राप्त करके फुलफिलमेंट की प्रक्रिया शुरू कर सकती है। ग्राहक को अपने मोबाइल पर ऑर्डर फुलफिलमेंट की स्थिति के नियमित अपडेट मिलते रहते हैं।

चलते-फिरते सेल्स रेप्स के लिए इससे रोमांचक समय कभी नहीं रहा। फील्ड फोर्स मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर उन्हें तेज़ और अधिक रणनीतिक ढंग से काम करने में सक्षम बना रहे हैं — ऑर्डर लेने की ऊब की जगह अधिक रणनीतिक मूल्य ला रहे हैं। अगर आपको लगता है कि फील्ड सेल्स ऐप आपकी टीम को ज़्यादा प्रभावी ढंग से बेचने में मदद करेगा, तो आज ही हमसे संपर्क करें और अधिक जानने के लिए हमारे फील्ड फोर्स ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर का डेमो शेड्यूल करें।